杭州市拱墅区老年人体育协会

档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强杭州市拱墅区老年人体育协会档案管理工作，确保档案收集、整理、保管的规范化和标准化，实现档案的有效利用，特制定本制度。

第二条 本协会档案管理工作实行纸质档案与电子档案双重管理，确保档案信息的完整、准确和可追溯。

第三条 本协会的档案管理工作由秘书处负责，秘书处应设立专职或兼职档案管理员，负责档案的日常管理和维护工作。

第二章 档案工作的基本任务

第四条 档案管理的基本任务包括档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、统计、编研、移交、销毁和保密工作。

第五条 协会的各项活动所形成的各类档案，包括但不限于纸质文件、电子文件、照片、图表、声像资料等，均应纳入归档范围。

第三章 归档范围

第六条 归档范围主要包括：

（一）上级单位颁发的与协会业务相关的文件材料；

（二）上级领导视察、检查本协会时的重要指示、讲话、题词、照片及有保存价值的录音、录像等资料；

（三）协会召开的各类会议文件及录音、录像、照片等材料；

（四）协会内部形成的各类计划、总结、报告等重要文件；

（五）协会成立、变更、撤销等过程中形成的文件材料；

（六）协会制定的章程、制度、规则等文件；

（七）协会获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物资料；

（八）协会财产、物资交接凭证、清册等；

（九）其他具有保存价值的文件材料。

第四章 立卷程序

第七条 立卷程序应遵循分类、组合、编目的原则。

分类：按照年度、内容、保管期限等特征对档案进行分类；

组合：根据档案之间的内在联系，将相关档案组合成卷；

编目：对组合好的档案进行编号、编制目录，便于检索和管理。

第八条 协会各部门应确保相关档案材料的完整性和准确性，并及时移交至秘书处归档。

第五章 档案管理和利用

第九条 协会档案原则上仅供本会工作人员查阅。非本会人员如需查阅档案，须经秘书处批准，并办理相关手续。

第十条 查阅档案时，应保持档案整洁，严禁涂改、翻印、抄录、转借和遗失。如需摘录或复印档案内容，须经秘书处同意。

第十一条 对于因管理不善导致的档案损失或遗失，将追究相关人员的责任。

第十二条 档案管理员应定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整性和安全性。同时，应做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防尘等工作。

第十三条 为提高档案利用效率，档案管理员应编制必要的检索工具和参考资料，方便查阅和使用。

第六章 附则

第十四条 本制度自发布之日起执行，由杭州市拱墅区老年人体育协会秘书处负责解释和修订。

通过本制度的制定和实施，确保杭州市拱墅区老年人体育协会的档案管理工作更加规范、高效，为协会的发展提供有力的支持。

杭州市拱墅区老年人体育协会

                       2022年1月20日

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